Rynek oferuje wiele rozwiązań wspomagających pracę małych i średnich firm. Ich właściciele jednak często rezygnują z zakupu oprogramowania ze względu na jednorazowy wydatek, nie licząc zysków wynikających z poprawy efektywności codziennej pracy.

Jak może zmienić się firma, która planuje przyszłość i dba o optymalizację swoich kosztów?

Poprosiliśmy o rozmowę jednego z naszych klientów – firmę Blue-Sails, działającą w branży czarterów jachtów. Agnieszka Olszewska, współwłaścicielka firmy, zgodziła się poświęcić nam chwilę swojego cennego czasu.

Opcja: Jak wyglądała Wasza codzienna praca przed zastosowaniem rozwiązań IT Opcji?

Blue-Sails: Nie było przed… – żartuję. Cóż, używaliśmy pakietów biurowych i maila. Wszystko wysyłaliśmy mailem. To był bardzo krótki etap. Brrr, to straszne, jak sobie przypomnę!

O: Jak kiedyś przygotowywaliście oferty dla klientów?

B-S: Oferty przygotowaliśmy ręcznie, rozsyłaliśmy je mailem. Zajmowało to bardzo dużo czasu, szczególnie, że w Blue-Sails przygotowujemy oferty indywidualnie, na miarę potrzeb i upodobań każdego klienta. W końcu powiedzieliśmy sobie: „Dość, chcemy robić to szybciej i bardziej profesjonalnie!”. Tak powstał panel ofertowy zrobiony przez Opcję.

O: Co robi panel? Co dało Wam jego wdrożenie?

B-S: Z jego pomocą wysyłamy oferty do klientów, tworzymy bazę jachtów. Na przestrzeni lat było tylko kilka niewielkich korekt panelu, co znaczy, że świetnie zdaje on egzamin. Ułatwia nam codzienną pracę, mocno skraca czas przygotowania oferty. Bardzo ważnym bonusem jest to, że wychodzące do klientów oferty są eleganckie i czytelne, co buduje nasz profesjonalny wizerunek.

O: Przygotowaliśmy dla Was też program do obsługi czarterów.

B-S: Tak, powstał ponad 3 lata temu. Nie chcę pamiętać, jak było przed. Dawało radę, ale umykało wiele danych, nie można było robić zestawień, wszystko trzeba było robić ręcznie: kto kiedy płaci, kiedy komu my płacimy. To było mało wygodne i czasochłonne.

O: A jak jest teraz?

B-S: Teraz piję kawę, a program robi wszystko za mnie [śmiech]. Oczywiście, żartuję, ale poprawa efektywności i jakości pracy jest kolosalna. Program pilnuje płatności od klientów i do armatorów. Za jego pośrednictwem generujemy statystyki za wybrany okres. Program pilnuje rezerwacji jachtów. Bardzo ułatwia obsługę klientów. Niby mała rzecz: można wysłać do klienta maila klikając na jego nazwisko, a w temacie maila od razu jest informacja o dacie czarteru, numerze umowy itp. – to bardzo przyspiesza pracę. Nic nie trzeba szukać, przepisywać. Mamy bazę klientów i armatorów, podział na rejsy i czartery. Wpisujemy też do tego programu szczegóły rezerwacji jachtów dla klientów z adnotacją do kiedy jest rezerwacja, czy wysłana została umowa i kto jest opiekunem klienta.

O: Czyli obsługa klienta i zarządzanie relacją z nim jest proste. A co z danymi do zarządzania firmą?

B-S: Program generuje nam informacje o sprzedaży: co, gdzie, ile, kiedy. Mamy dane controllingowe do budowania oferty na kolejne sezony. Wiemy, co się sprzedaje, kiedy i komu, co jest atrakcyjne dla naszych klientów. Dzięki temu nasza praca jest bardziej efektywna.

O: A Wasz serwis www? Teraz bez dobrej strony robienie biznesu jest praktycznie niemożliwe.

B-S: Zaczynaliśmy od zwykłej strony www z prostym panelem administracyjnym. Nasz serwis www.blue-sails.com, oparty na systemie Drupal, działa od 3 lat. Powstał za namową Opcji, by dać nam funkcje, których potrzebowaliśmy, m.in. integrację z modułem ofertowym, powiązanie z marketingiem internetowym (SEO, PPC, newslettery, analityka).

O: Czy rozwiązania z których teraz korzystacie spełniają Wasze oczekiwania?

B-S: Apetyt rośnie w miarę jedzenia – dziś już wiemy, że potrzebujemy jeszcze kilku rzeczy. Cały czas staramy się doskonalić. Sytuacja na rynku też stale się zmienia. Rozwiązania IT, które stosujemy, muszą być do tego dostosowane.

Niedawno postanowiliśmy zbudować nową wersję naszej strony. Zależało nam na odświeżeniu naszego wizerunku w sieci oraz optymalizacji pod kątem sprzedażowym. Wspólnie z Opcją pracujemy nad serwisem, który będzie nie tylko atrakcyjny, ale też lepiej trafi w potrzeby naszych klientów. Cieszę się, że robimy ją z Wami i już niedługo będziemy mogli ją pokazać światu.

O: My również! Każdy wie, że informacja to władza, a know-how firmy to jej system informatyczny. Czy stosujecie rozwiązania związane z bezpieczeństwem informatycznym?

B-S: Oczywiście. Od dłuższego czasu robimy, a właściwie Opcja nam robi, regularne backupy danych. Dbamy o codzienne bezpieczeństwo pracy z komputerem, aktualizacje oprogramowania. Za dużo danych do stracenia… Zdrowy rozsądek przede wszystkim.

O: Mówiłaś, że wysyłacie dużo maili. Jakiś czas temu zaczęliście używać poczty z protokołem IMAP. Jakie są Wasze wrażenia?

B-S: W skrócie: to jak przesiadka z dużego fiata na mercedesa. IMAP to fantastyczne rozwiązanie. Nie ma kopiowania maili, przesyłania sobie nawzajem. W przypadku nieobecności kogoś w biurze, jest podgląd na maile bez konieczności włączania komputera tej osoby (oczywiście tylko wtedy, gdy foldery są współdzielone). Przy korzystaniu z poczty przez www, gdzieś na innym komputerze, wszystko się od razu aktualizuje. Jednym słowem: super.

O: I jeszcze chciałam Cię zapytać o newsletter.

B-S: To chyba najstarsze rozwiązanie, jakie mamy w tej chwili. Mimo to, newsletter składa się bardzo wygodnie i szybko. Od jakiegoś czasu, bardziej dbamy o szczegóły, uczymy się marketingu internetowego i chcielibyśmy dostawać więcej informacji o statystykach poszczególnych wydań newslettera. Teraz mamy szczyt sezonu, a jak się skończy poprosimy o ofertę ;-)

O: Agnieszko, jak oceniasz wdrożone przez nas systemy? Jakie odnieśliście z nich biznesowe korzyści?

B-S: Przeważnie nie widzi się bezpośredniego przełożenia informatyki na biznes. My dzięki rozwiązaniom IT zdobywamy naszą przewagę konkurencyjną. Przede wszystkim poprawiliśmy efektywność naszej pracy. W ten sposób uniknęliśmy zbędnego przyrostu zatrudnienia, a co za tym idzie np. konieczności zmiany biura na większe, płacenia większych ZUSów, czy bezsensownej biurokracji. Dzięki temu, że rozwiązania IT wdrożyliśmy prawie na samym początku działania firmy, uniknęliśmy chaosu, na który cierpi większość rozwijających się firm. Wdrożone przez Was rozwiązania bardzo pomogły nam w codziennej pracy i rozwoju firmy.

O: Miło jest mieć takiego zadowolonego klienta. Dziękujemy bardzo!

Rozwiązania Opcji zastosowane w Blue-Sails:

• Panel do tworzenia ofert – dedykowany system IT z bazą danych zintegrowany ze stroną www.blue-sails.com.
• Program do obsługi czarterów – dedykowany system IT z funkcjonalnościami CRM i funkcjami controllingowymi.
• Serwis www z CMSem.
• Newsletter – połączony z serwisem www i bazą danych.
• Poczta biznesowa z protokołem IMAP.
• Archiwizacja danych.